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Comment optimiser notre temps ?

19/05/2024

Certain d’entre nous parle de gestion du temps, pourtant celui-ci n’est pas une ressource concrète. Le seul aspect concret c’est qu’il est pour nous tous limité. C’est en cela qu’il est précieux, il s’écoule telle une rivière. Il est au cœur de notre organisation dans bons nombres d’aspects de la vie personnelle et professionnelle.

Optimiser son usage peut paraître comme un défi pour gérer le paradoxe entre notre efficience dans nos actions et notre bien-être. Avec quelques stratégies simples cela devient plus facile.

Quels sont les 7 outils concrets qui nous rend efficient, plus longtemps ?

Planification quotidienne : Prenons quelques minutes chaque matin pour planifier notre journée. Utilisons des outils de planification pour organiser notre planning : agendas, listes de tâches, applications de gestion du temps. Éliminons systématiquement ce qui nous « coûte » et qui ne nous rapporte aucun « gains ». Classons notre liste en fonction de nos appétences alterner les tâches en fonction de notre courbe d’énergie et de concentration.

Définition des objectifs clairs : Afin de mieux structurer notre temps et de rester focus sur ce qui est vraiment important et urgent en définissant nos objectifs concrets. Un objectif, c’est un chiffre et une date, sans cela il restera subjectif. Quels sont nos trois objectifs pour aujourd’hui, cette semaine, ce mois ? Et pour cette année que souhaitons-nous pour nous ? Et concrètement, combien ? Dernier conseil, pensons à nous dans ces objectifs et à nos points forts.

Établissement de priorités : Classons nos tâches par ordre d’importance. Concentrez-vous d’abord sur celles qui sont les plus importantes et urgentes. Programmer dans votre agenda les tâches importantes-non-urgentes, avant qu’elles deviennent urgentes. Quelles sont les tâches que nous pouvons déléguer ? Qui est le mieux placé pour réaliser cette tâche ? Quelquefois, « il est plus facile de faire que de faire faire », le traitement des priorités est une formidable occasion d’analyser notre capacité à transmettre de manière efficiente. Cela libérera du temps pour vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre quotidien tout en permettant à votre collaborateur d’évoluer.

La fameuse tomate minuteur des années 80 : Utilisez la technique « Pomodoro », qui reprend le nom du minuteur italien en forme de tomate, pour rester concentré et productif. C’est Francesco Cirillo qui a développé cette méthode de concentration. Elle consiste à utiliser un minuteur et de se focaliser sur nos tâches par tranches de 25 min séparées de 5 min de pause entre chacune. Répétons ce cycle plusieurs fois, puis accordons-nous une pause plus longue.

Évitons la procrastination : « 1>0 » commencer, commencer, commencer…et programmer la suite pour finaliser. Une tâche qui dure moins de 5 min, nous la réalisons de suite pour éviter de nous créer de la charge mentale inutile. Identifions les facteurs qui nous poussent à procrastiner et trouvons des moyens de les surmonter. Par exemple, divisons les tâches en étapes plus petites et plus gérables. Choisissons les lieux adaptés aux tâches que nous avons à réaliser. Prévenir nos interlocuteurs de notre besoin d’isolement durant un temps défini.

À fond les distractions : Durant les temps de pauses choisis, les distractions seront les bienvenues. Et programmons du temps pour nous sans interférences pour nous recharger en énergie. Notre cerveau a besoin de calme et de flânerie pour être efficace et créatif. De manière générale, les alertes et notifications sont à désactiver sur nos portables, tablette et ordinateur. Lors de l’action, de la réalisation de nos tâches, éliminons les distractions en mettant notre téléphone en mode avion, en bloquant les sites Web non essentiels, ou en réservant un espace de travail calme.

Apprentissage d’une discipline positive : Cultivons une discipline personnelle en nous engageant à respecter notre emploi du temps et en développant des habitudes qui favorisent nos choix. Des temps de concentration et des temps de relâchement propices à notre efficience. Notons, programmons et respectons nos engagements durant nos différents rôles professionnels et personnels. Quelles sont les actions les plus importantes à réaliser pour atteindre mes objectifs ? Quels sont les temps de pauses, de prise de recul nécessaire pour mon équilibre ?

“Le présent n’est pas un passé en puissance, il est le moment du choix et de l’action.” Simone de Beauvoir

À chacun son rythme, son ambition, ses contraintes et ses impératifs, nous avons tous 24h dans notre journée et chacun de nous une perception très différente de ces 24h.

Pour conclure, avant que nous retournions à notre programme de la journée, méditons chacun avant de commencer sur cette citation de Bertolt Brecht :

« Dans toute idée, il faut chercher à qui elle va et de qui elle vient ; alors seulement on comprend son efficacité. »

Bonne journée, bonne semaine, bonne année et très belle vie !

Par quoi commencerez-vous ?